Как контролировать сотрудника, который не отвечает в рабочем чате
«Он молчит, мне снова звонить?»
Разберём эту реплику в собирательной истории руководителя и выездного механика. Все реплики вымышлены.
Руководитель открывает рабочий чат в ожидании сообщения. Результат ремонта неизвестен. Следующего контакта в переписке нет, поэтому стороны договариваются, когда сообщить о ремонте и что делать, если ответа нет.
Договорились сообщить о ремонте к концу рабочего дня
Механик уезжает на ремонт. Руководителю нужно понимать, можно ли рассчитывать на технику после выезда. Они вводят правило:
Руководитель: К концу рабочего дня напиши сюда, закончил ли ремонт. Если ещё работаешь, сообщи, что осталось.
Механик: Договорились. Напишу и по результату, и если ремонт затянется.
В просьбе есть время ответа и содержание сообщения. Механику понятно, что написать даже при незавершённом ремонте. Руководитель может дождаться согласованного времени без промежуточных «Как там?».
Срок сообщения стоит отделить от срока ремонта. Обещание выйти на связь к концу рабочего дня само по себе не означает, что техника к этому времени будет готова. В этой истории стороны согласовали сообщение о результате.
На выезде без связи правило перестало помогать
На следующем выезде механик оказывается без связи. Согласованное время проходит, сообщения нет. Руководитель снова смотрит, когда сотрудник заходил в Telegram, и пытается понять, стоит ли звонить.
Руководитель ждёт ответа о ремонте. Ему также нужно выяснить, получил ли механик сообщение и когда сможет ответить.
Стороны определили время сообщения, но оставили открытым действие на случай тишины. Поэтому руководитель каждый раз решает заново, сколько ждать и когда звонить.
После восстановления связи можно обсудить, что помешало сообщить и когда механик мог бы выйти на связь на этом выезде. Без его ответа причина молчания остаётся неизвестной.
Добавили следующий контакт и условие для звонка
Перед новым выездом руководитель и механик уточняют порядок. Если ремонт продолжается, механик пишет, когда снова выйдет на связь. Если сообщение не пришло в согласованный срок, руководитель звонит.
Руководитель: К концу рабочего дня жду сообщение о ремонте. Если ещё не закончил, напиши, когда снова выйдешь на связь. Если сообщения нет, я звоню. Сможешь принять звонок?
Механик: На месте связь может пропасть. Перед участком без связи напишу, когда смогу ответить. Время звонка согласуем до отъезда.
Руководитель: Тогда жду сообщение в указанное тобой время. Если его нет, звоню.
Механик: Договорились.
Теперь обе стороны знают, что делать, если сообщение не пришло вовремя: руководитель звонит, как договорились перед выездом. Искать повод в онлайн-статусе ему не приходится.
В сообщении перед потерей связи тоже нужно указать время следующего контакта. Фраза «Тут плохо ловит» объясняет затруднение, но оставляет время ответа неизвестным. «Выйду на связь после возвращения с выезда» задаёт ориентир. Время возвращения и возможность ответить раньше нужно обсудить до отъезда.
Перед выездом согласовали время сообщения и звонка
Заранее согласованный звонок даёт порядок действий при пропущенном сообщении. Перед выездом стоит обсудить с механиком, сможет ли он отправить сообщение или принять звонок в выбранный момент.
Требовать ответа на каждое промежуточное сообщение или объяснения каждого входа в сеть для такого порядка не требуется. Руководитель ждёт конкретное сообщение о ремонте и действует при его пропуске. Личные переписки сотрудника для этого читать незачем.
Для ближайшего выезда согласуйте время ответа и действие на случай тишины. Запишите в рабочем чате, что механик сообщит к этому моменту и когда вы позвоните, если сообщение не придёт.
Нить
Бот в рабочем чате Telegram или MAX находит договорённости, спрашивает у автора срок и утром присылает каждому его список: что он обещал, к какому сроку и что просрочено.